ในร้านอาหารที่ต้องสั่งวัตถุดิบแทบทุกวัน โดยเฉพาะของสดและของแช่แข็ง การจัดการสต๊อกสินค้าที่แม่นยำไม่ใช่แค่เรื่องของความเป็นระเบียบ แต่เป็นหัวใจของการควบคุมต้นทุน แต่หลาย ๆ ร้านยังคงใช้กระดาษหรือระบบ Excel ในการเช็กสต๊อก เพราะคิดว่าง่ายและสะดวก แต่ในความเป็นจริงวิธีเหล่านี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ทางเลือกใหม่อย่างระบบ POS จึงเข้ามาเปลี่ยนเกมร้านอาหาร เพราะนอกจากจะช่วยบริหารจัดการสต๊อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ยังช่วยให้การทำงานภายในร้านราบรื่นกว่าที่เคยอีกด้วย
การจัดการสต๊อก เรื่องเล็กที่กลายเป็นเรื่องใหญ่ของร้านอาหาร
การทำร้านอาหารไม่ได้มีแค่การรังสรรค์เมนูอร่อย แต่เบื้องหลังคือการควบคุมวัตถุดิบให้อยู่ในปริมาณที่พอดี ไม่เหลือทิ้งจนขาดทุน หรือขาดวัตถุดิบใดไปจนทำให้ไม่สามารถสร้างสรรค์เมนูขายดีจนส่งผลต่อรายได้
หลักสำคัญคือการมีระบบการเช็กสต๊อกสินค้าที่ความแม่นยำและทันเวลา โดยเฉพาะในร้านอาหารที่มีเมนูหลากหลาย หากระบบจัดการสต๊อกไม่ดีพอ อาจทำให้เกิดปัญหาของหมดสต๊อกโดยไม่รู้ตัว หรือสั่งซื้อวัตถุดิบมามากเกินไปโดยไม่จำเป็น
เปรียบเทียบแบบฟอร์มเช็กสต๊อกร้านอาหารทั้งในรูปแบบกระดาษ, Excel และ POS
การจัดการสต๊อกวัตถุดิบของร้านอาหารมีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับขนาดร้าน ทรัพยากรที่มี และความถนัดของผู้ใช้งาน พร้อมเปรียบเทียบแบบฟอร์มเช็กสต๊อกร้านอาหารในรูปแบบกระดาษ vs Excel vs ระบบ POS ไปรู้กันว่า การจัดการสต๊อกด้วยวิธีไหนที่เหมาะกับการทำงานในยุคปัจจุบัน
“กระดาษ” ระบบ Manual ที่ง่ายที่สุดแต่เต็มไปด้วยข้อจำกัด
วิธีที่เรียบง่ายที่สุดของการจัดการสต๊อกสินค้า คือการใช้กระดาษ พนักงานเพียงกรอกข้อมูลวัตถุดิบลงในแบบฟอร์มเพื่อตรวจเช็กสต๊อก ไม่ว่าจะเป็นของเข้า ของออก หรือปริมาณคงเหลือ วิธีนี้เป็นระบบ Manual ที่แทบไม่ต้องมีการลงทุนเพิ่มเติม และสามารถเริ่มใช้งานได้ทันที
จุดเด่น
- ใช้งานง่าย ไม่ต้องเรียนรู้เทคโนโลยี
- ลงทุนต่ำ ใช้เพียงสมุดหรือกระดาษ
- เหมาะกับร้านขนาดเล็กที่มีวัตถุดิบไม่มาก
ข้อจำกัด
- ข้อมูลตกหล่นได้ง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานหลายกะ
- ไม่สามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ
- ไม่เชื่อมโยงกับยอดขายจริง จึงวิเคราะห์ต้นทุนได้ยาก
แม้ว่ากระดาษจะเหมาะกับร้านเล็กที่ขายเมนูน้อย เช่น ร้านกาแฟเล็ก หรือร้านก๋วยเตี๋ยว แต่เมื่อธุรกิจโตขึ้นและมีเมนูที่หลากหลายมากขึ้น การใช้กระดาษในการนับสต๊อกอาจทำให้เกิดการตกหล่น ส่งผลให้ซื้อวัตถุดิบซ้ำซ้อน หรือไม่รู้ว่าของหมดไปตอนไหน ซึ่งทั้งหมดล้วนทำให้สต๊อกในร้านอาหารขาดความแม่นยำ
“Excel” ยืดหยุ่นกว่า แต่ใช้เวลาเยอะ
อีกหนึ่งวิธีการจัดการสต๊อกสินค้าที่หลายร้านนิยม คือการใช้โปรแกรม Excel เพราะสามารถปรับแต่งสูตรและตารางได้ตามต้องการ ทำให้ควบคุมสต๊อกได้ดีกว่าการเช็กสต๊อกแบบกระดาษ และช่วยคำนวณได้แบบอัตโนมัติในบางกรณี
จุดเด่น
- ยืดหยุ่น สามารถสร้างสูตรหรือกราฟสรุปข้อมูลได้
- ใช้ซ้ำได้ เพียงแก้ไขหรืออัปเดตไฟล์
- เหมาะกับร้านที่ต้องการรายงานเชิงตัวเลขเพิ่มเติม
ข้อจำกัด
- ต้องอาศัยการกรอกข้อมูลเองทุกครั้ง
- ใช้ได้ดีเฉพาะกับคนที่ถนัด Excel
- ไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติหากวัตถุดิบใกล้หมด
- ไม่เชื่อมต่อกับยอดขายจริง
ร้านอาหารที่ชูจุดเด่นในเรื่องความรวดเร็ว ทันใจ เช่น ร้านที่ใช้วัตถุดิบแช่แข็งในการประกอบอาหาร ไม่ว่าจะเป็น หมูสามชั้น เฟรนช์ฟรายส์ ชีส หรือแม้แต่ลูกชิ้นทอด การเลือกใช้ระบบเช็กสต๊อกในแบบ Excel เพื่อแยกกลุ่มวัตถุดิบและสรุปยอด อาจเป็นทางเลือกที่คุ้นเคยและสะดวกสบาย แต่เมื่อยอดขายเพิ่มขึ้นทุกวัน ปริมาณข้อมูลที่ต้องกรอกก็ย่อมต้องเพิ่มตาม การใช้ Excel อาจเริ่มไม่ตอบโจทย์ เนื่องจากจะเสียเวลาในการจัดการสต๊อกมากเกินไป
“POS” จัดการสต๊อกแบบเรียลไทม์ พร้อมเชื่อมการขายให้เกิดความคล่องตัว
ระบบ POS เป็นเครื่องมือที่ทำให้การเช็กสต๊อกสินค้ามีความแม่นยำและทันสมัยที่สุด เพราะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลสต๊อกกับยอดขายได้โดยตรง อีกทั้งยังมีฟีเจอร์รายงานย้อนหลังเพื่อช่วยให้การตรวจสอบเพิ่มเติมอีกด้วย
จุดเด่น
- ตัดสต๊อกวัตถุดิบอัตโนมัติทุกครั้งที่ขาย
- เชื่อมโยงเมนูกับวัตถุดิบโดยตรง
- มีระบบแจ้งเตือนเมื่อสต๊อกต่ำ
- ออกรายงานย้อนหลังได้ทั้งรายวันและรายเดือน
- ใช้งานง่าย ไม่ว่าพนักงานกะไหนก็ไม่พลาดข้อมูล
ข้อได้เปรียบที่มีมากกว่าระบบอื่น
โปรแกรม POS ไม่ได้เป็นเพียงระบบบันทึกข้อมูลร้านอาหาร แต่ยังทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยด้านการวิเคราะห์ สามารถสรุปต้นทุนวัตถุดิบต่อเมนู ทำให้เจ้าของร้านวางแผนการสั่งซื้อได้แม่นยำมากกว่า ลดการสั่งเกินจำเป็น และป้องกันปัญหาของหมดโดยไม่รู้ตัว
ยกตัวอย่างเคสที่น่าสนใจ อย่างร้านของทอดแบรนด์ดังที่มีเมนูฮิตอย่าง “เฟรนช์ฟรายส์เขย่า” หรือ “ของทอดตามซีซั่น” การใช้ POS จะสามารถแสดงผลแบบเรียลไทม์ว่า วัตถุดิบที่ใช้ทำเมนูเหล่านี้เหลือเพียงพอหรือไม่ หากใกล้หมด ระบบจะแจ้งเตือนเพื่อให้สั่งซื้อได้ทันเวลา พร้อมสรุปต้นทุนและรายงานภาพรวมอย่างมืออาชีพ ทำให้ระบบสต๊อกในร้านอาหารมีความแม่นยำ และรองรับการขยายธุรกิจได้อย่างมั่นใจ
การจัดการสต๊อกสินค้าที่แม่นยำและเชื่อมโยงกับยอดขายแบบเรียลไทม์จะเกิดขึ้นได้จริง ก็ต่อเมื่อร้านอาหารมีเครื่องมือที่ออกแบบมาอย่างเข้าใจธุรกิจ และโปรแกรม B-POS สำหรับร้านอาหาร จาก BUZZEBEES คือโซลูชันที่ตอบโจทย์การบริหารร้านยุคใหม่ที่ครบจบในระบบเดียวเราพร้อมให้การดูแลครบทุกขั้นตอน โดยมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษาและช่วยพัฒนาแผนการใช้งานที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ สนใจเริ่มต้นใช้งานหรือต้องการคำปรึกษา ติดต่อเราได้เลย โทร. 02-645-1212 หรือ Email: support@buzzebees.com
ข้อมูลอ้างอิง
- Inventory Management Spreadsheets V/s Inventory Management Software: Which is Better?. สืบค้นเมื่อวันที่ 20 สิงหาคม 2568 จาก https://www.foodmarkethub.com/blog/inventory-management-spreadsheets-v-s-inventory-management-software-which-is-better
